Como evitar fraudes no ponto eletrônico

Fraude no ponto é todo registro que não corresponde à jornada real: o colega que bate por quem chegou atrasado, a marcação feita de casa como se fosse na empresa, a folha preenchida com horários inventados, a saída esquecida de propósito para gerar hora extra. Evitar isso não depende de vigilância pesada, e sim de três camadas: identificação confiável de quem marca, evidências de onde e quando a marcação foi feita, e trilha de alterações para tudo o que for ajustado depois. Com essas camadas e uma cultura de transparência, a fraude deixa de compensar.

Neste artigo listamos os tipos mais comuns de fraude, como cada um é combatido pela tecnologia e pela rotina do RH, o que a lei permite fazer quando a fraude é descoberta e por que a empresa também precisa olhar para o próprio comportamento.

Por que a fraude no ponto custa caro

O prejuízo direto é óbvio: horas pagas que não foram trabalhadas e horas extras que não existiram. Mas há um custo menos visível. Um controle de ponto com registros que não refletem a realidade perde valor como prova. Se a empresa é obrigada ao registro e ele não é confiável, a Súmula 338 do TST faz com que prevaleça a jornada alegada pelo empregado em uma reclamação trabalhista. Ou seja, a fraude de hoje vira passivo amanhã, como mostramos no artigo sobre controle de ponto em processos trabalhistas.

Há ainda o efeito sobre a equipe: quando alguns burlam o ponto sem consequência, quem cumpre a jornada se sente injustiçado e o controle perde legitimidade.

Os tipos mais comuns de fraude

- Ponto amigo: um colega registra a entrada ou a saída por quem não está presente, usando o cartão, a senha ou o celular da outra pessoa.

- Marcação fora do local: o funcionário registra de casa ou do trânsito como se já estivesse no trabalho.

- GPS falso: uso de aplicativo que simula a localização para enganar o sistema de geolocalização.

- Foto de foto: em sistemas com foto na marcação, exibir a imagem de outra pessoa para a câmera.

- Adulteração de folha manual: rasurar, preencher de uma vez no fim do mês ou escrever horários que não aconteceram.

- Saída esquecida: deixar de registrar a saída de propósito para que o ajuste posterior gere horas extras.

- Ajustes sem justificativa: alterações nas marcações feitas por quem tem acesso ao sistema, sem registro de quem alterou e por quê.

Identificação: dispositivo pessoal, geolocalização e foto

A primeira camada combate o ponto amigo. Em um dispositivo compartilhado, como um tablet na recepção ou um computador comum, qualquer um pode marcar por qualquer um se souber a senha. A solução mais simples é o dispositivo pessoal autenticado: cada funcionário usa o próprio celular, com login individual, e o sistema registra de qual aparelho veio cada marcação. Emprestar o celular ao colega para ele bater por você é possível, mas deixa rastro e desmonta a desculpa de que não foi você.

A segunda camada combate a marcação fora do local: a geolocalização no momento da marcação mostra se a pessoa estava na empresa, no cliente ou em casa, e a cerca virtual sinaliza o que fugiu do esperado. A terceira camada, usada por alguns sistemas, é a foto no momento da marcação, com ou sem reconhecimento facial e prova de vida, que serve de evidência contra o ponto amigo em dispositivos compartilhados. Para a maioria das equipes, dispositivo pessoal mais geolocalização resolve; a biometria faz sentido em operações com muita gente passando pelo mesmo ponto de registro. Detalhes nos artigos sobre ponto com geolocalização e ponto com reconhecimento facial.

Trilha de alterações: o que a Portaria 671 exige

Nenhum sistema evita que alguém esqueça de marcar. O que diferencia um controle sério é o que acontece depois. A Portaria 671/2021 proíbe qualquer dispositivo que permita alterar os dados registrados pelo empregado (art. 74, IV). As marcações originais ficam no Arquivo Fonte de Dados (AFD), e o programa de tratamento só pode acrescentar informações, como uma marcação esquecida ou uma ausência, ou indicar marcações indevidas (art. 82). No espelho de ponto, as marcações tratadas aparecem como incluídas, desconsideradas ou pré-assinaladas, ao lado das originais (art. 84).

Na prática, isso significa que a saída esquecida e o ajuste indevido deixam rastro: o gestor vê que a marcação não existia e que ela foi incluída depois. Registrar também quem fez o ajuste, quando e com qual justificativa completa a trilha. Um bom fluxo é o próprio colaborador pedir o ajuste pelo app, com justificativa, e o gestor aprovar ou recusar; o RH acompanha os pedidos no fechamento e investiga quem pede ajustes demais. Explicamos a rotina no artigo sobre tratamento de ponto.

Rotina de conferência

Boa parte dos esquecimentos não é fraude, é falta de hábito. Orientar a equipe na implantação e tratar as marcações faltantes no dia seguinte, e não no fim do mês, diminui o volume de ajustes manuais, que é onde a fraude se esconde.

A segunda parte é a auditoria periódica: olhar padrões anormais, como marcações sempre fora do local, ajustes recorrentes na mesma pessoa, jornadas acima de dez horas, intervalos menores que uma hora ou menos de onze horas entre uma jornada e outra. Fazer isso toda semana, e não só no fechamento, é a diferença entre pegar um problema no começo e descobrir um passivo de meses. Veja o artigo sobre auditoria de ponto.

Fraude do lado da empresa também existe

Fraude no ponto não é só coisa de empregado. A Portaria 671 proíbe, no art. 74, restringir os horários em que o ponto pode ser marcado, marcar o ponto automaticamente com horários predeterminados ou com o horário contratual, exigir autorização prévia para registrar hora extra e manter qualquer recurso que permita alterar as marcações do empregado. Pedir que o funcionário bata o ponto e continue trabalhando é outra forma de fraude. O resultado típico é a invalidação do controle inteiro e a condenação pela jornada alegada pelo empregado, além de autos de infração na fiscalização.

A regra é simples: o registro deve refletir a hora real. Se o gestor precisa de hora extra, ele autoriza o trabalho e paga; se não quer hora extra, manda a pessoa para casa. Mexer no registro nunca é a solução.

O que fazer quando descobre uma fraude

Fraudar o ponto pode configurar ato de improbidade ou mau procedimento, hipóteses de justa causa previstas no artigo 482, alíneas "a" e "b", da CLT. A 5ª Turma do TST, por exemplo, validou a justa causa de um empregado que registrou no ponto um intervalo diferente do que havia feito, revertendo as decisões das instâncias anteriores (acórdão publicado em 10/05/2024). Para a Turma, a manipulação do registro, mesmo flagrada uma única vez, é falta grave o bastante para romper a confiança, sem necessidade de gradação de penas.

Mesmo assim, a justa causa exige cautela. Antes de aplicá-la, a empresa deve reunir as provas (registros, geolocalização, fotos, trilha de ajustes, testemunhas), ouvir o funcionário, verificar se não houve autorização informal de um gestor para a prática e agir em prazo razoável a partir do conhecimento do fato, já que a demora pode ser interpretada como perdão tácito. A punição também precisa ser igual para todos os envolvidos: em um caso em que a empregada que deixou um colega registrar o ponto por ela foi dispensada por justa causa e o colega recebeu só advertência, a dispensa foi anulada por tratamento desigual, e o TST manteve a decisão (6ª Turma, AIRR-2002-73.2014.5.10.0801). Para casos leves ou isolados, advertência e suspensão são caminhos mais seguros. E vale ter tudo previsto em uma política de ponto que o funcionário conheça e tenha assinado.

Cultura de transparência

A tecnologia reduz a oportunidade de fraude; a cultura reduz a vontade. Equipes que entendem para que serve o ponto (pagar corretamente, proteger as duas partes, planejar escalas) e que têm acesso ao próprio espelho de ponto, ao saldo de banco de horas e aos pedidos de ajuste tendem a cuidar do registro, em vez de burlá-lo. Regras claras aplicadas a todos, inclusive aos gestores, valem mais do que qualquer bloqueio.

No PontoSimples, que cumpre a Portaria 671/2021, cada colaborador registra o ponto pelo aplicativo (Android e iOS) ou pela web, com captura da geolocalização. Os pedidos de ajuste, abono e ausência são feitos pelo próprio funcionário, com notificação do pedido e do status em tempo real, o gestor acompanha horas extras, atrasos e faltas da equipe à medida que acontecem, e cada pessoa consulta o próprio espelho online. Faça um teste grátis de 30 dias em pontosimples.com.