Espelho de ponto: o que deve conter e a assinatura do funcionário

Pelo artigo 84 da Portaria 671/2021, o espelho de ponto deve conter, no mínimo: a identificação do empregador e do trabalhador, a data de emissão e o período, o horário e a jornada contratual, as marcações feitas no registrador, as marcações tratadas e a duração de cada jornada, considerando a hora noturna reduzida. O trabalhador precisa ter acesso a ele pelo menos uma vez por mês. A assinatura do funcionário não é obrigatória: o TST fixou tese vinculante de que a falta dela não invalida, por si só, os controles de horário. Mesmo assim, colher a ciência é uma boa prática.

O que é o espelho de ponto

O espelho de ponto é o extrato mensal da jornada: consolida, por funcionário, o que o DP precisa para fechar a folha e o que o funcionário precisa para conferir o holerite. Além do mínimo legal, um espelho útil costuma mostrar:

- A jornada prevista para cada dia, com folgas, feriados e escalas.

- As horas trabalhadas, as horas extras a 50% e a 100%, o adicional noturno, as faltas, os atrasos e as saídas antecipadas.

- O motivo de cada ajuste ou abono feito no tratamento de ponto.

- O saldo do banco de horas, quando a empresa adota esse regime.

Um exemplo: um funcionário com jornada de 8 horas marca 08:00, 12:00, 14:00 e 20:00 numa terça-feira. O espelho mostra 10 horas trabalhadas, 8 horas normais e 2 horas extras.

O que diz a Portaria 671/2021

A Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho, cuja parte sobre registro de ponto vigora desde fevereiro de 2022, chama o relatório de Espelho de Ponto Eletrônico. Ele é gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto, o software que recebe as marcações originais do registrador (o REP) e aplica as regras de jornada da empresa.

O artigo 84 da Portaria 671 lista o conteúdo mínimo:

1. Identificação do empregador: nome, CNPJ ou CPF e, se houver, CEI, CAEPF ou CNO.

2. Identificação do trabalhador: nome, CPF, data de admissão e cargo ou função.

3. Data de emissão e período do relatório.

4. Horário e jornada contratual do empregado.

5. Marcações feitas no registrador e marcações tratadas no programa de tratamento (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas).

6. Duração das jornadas realizadas, considerando a hora noturna reduzida, se for o caso.

O parágrafo único do mesmo artigo garante ao trabalhador acesso ao espelho por sistema informatizado, mensalmente, de forma eletrônica ou impressa, ou em prazo menor, a critério da empresa. O horário contratual do item 4 muda com a jornada: a partir de 16/12/2026, quando a duração máxima cai para 42 horas semanais, o espelho precisa refletir a jornada nova, como explicamos no artigo sobre o fim da escala 6x1. As demais regras estão no artigo sobre a Portaria 671.

O que a fiscalização pode exigir

Numa fiscalização, o espelho é só uma das peças que o auditor-fiscal do trabalho pode pedir:

- O AFD (Arquivo Fonte de Dados), gerado pelo registrador, com as marcações originais.

- O AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada), gerado pelo programa de tratamento, com as marcações tratadas e as regras de jornada aplicadas.

- O Espelho de Ponto Eletrônico de cada trabalhador.

- O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade (ATRT), em que o fabricante ou desenvolvedor declara que o sistema atende à Portaria.

Os prazos de entrega são diferentes. No REP-A e no REP-P, que inclui o ponto por celular, o AFD deve ser prontamente gerado e entregue quando o auditor pedir (artigo 81, parágrafo 2º). O AEJ, o espelho e os demais arquivos e relatórios do programa de tratamento são entregues no prazo fixado pelo auditor, de no mínimo 2 dias (artigo 85). O comprovante de cada marcação é outro documento, emitido ao trabalhador; veja o artigo sobre o comprovante de registro de ponto.

A assinatura do funcionário é obrigatória?

Não. Nem a CLT nem a Portaria 671 exigem que o funcionário assine o espelho. O artigo 74, parágrafo 2º, da CLT obriga o empregador a registrar a jornada, mas não fala em assinatura. Em 2025, o Tribunal Pleno do TST fixou essa conclusão em tese vinculante de recurso repetitivo (Tema 136): a ausência de assinatura do empregado não afasta, por si só, a validade dos controles de horário.

Um espelho sem assinatura continua valendo como prova. Há duas ressalvas. A primeira é que a convenção coletiva da categoria pode exigir a assinatura ou a entrega mensal do espelho; nesse caso, vale a regra coletiva. A segunda é que a assinatura não salva um registro ruim: um espelho assinado com horários sempre iguais continua sendo ponto britânico, como veremos adiante.

Por que vale a pena colher a assinatura mesmo assim

Porque ela transforma o espelho num documento com ciência do funcionário. Num processo, é mais difícil alegar que se trabalhava até as 21h todos os dias quando o próprio trabalhador conferiu e assinou, mês a mês, espelhos que mostram saída às 18h. A assinatura também cria um momento de conferência: o funcionário aponta um esquecimento ou uma hora extra que não apareceu, e o DP corrige antes de fechar a folha, dentro da rotina do fechamento de ponto mensal.

A assinatura não precisa ser em papel. A assinatura eletrônica, feita com login individual, data, hora e versão do documento, cumpre o mesmo papel e deixa um rastro mais confiável do que uma rubrica. O ideal é guardar a versão assinada junto com o histórico de ajustes, de modo que qualquer alteração posterior fique evidente.

Por quanto tempo guardar o espelho de ponto

Não há prazo específico para a guarda do espelho; a resposta vem da prescrição trabalhista. O artigo 7º, inciso XXIX, da Constituição e o artigo 11 da CLT permitem cobrar créditos dos últimos 5 anos, com até 2 anos após o fim do contrato para entrar com a ação. Um funcionário desligado hoje pode, daqui a quase 2 anos, discutir horas extras de até 5 anos atrás. Por isso guarde espelhos, AFD e AEJ por pelo menos 5 anos após o período a que se referem; muitos escritórios orientam manter por todo o contrato e mais os 2 anos seguintes.

O espelho como prova judicial e a Súmula 338

Numa ação de horas extras, o espelho é o primeiro documento que o juiz analisa. Pela Súmula 338 do TST, a empresa obrigada ao registro que não apresenta os controles sem justificativa sofre a presunção relativa de que a jornada alegada pelo trabalhador é verdadeira. E o item III diz que cartões com horários de entrada e saída uniformes são inválidos como prova, o que transfere ao empregador o ônus de provar as horas extras.

Esse segundo caso é o ponto britânico: espelhos em que todo dia aparece 08:00, 12:00, 13:00 e 18:00, sem variação. Ninguém chega no mesmo minuto todos os dias, e o juiz entende que os registros foram preenchidos de forma artificial. Explicamos o tema no artigo sobre ponto britânico. O espelho que protege a empresa mostra marcações reais, feitas pelo próprio funcionário, com variações naturais e com cada ajuste justificado.

Antes de liberar o espelho, confira: a jornada cadastrada é a mesma do contrato e da convenção coletiva? Os feriados do mês, inclusive os municipais, estão cadastrados? Os dias sem marcação ou com marcação ímpar foram tratados? O intervalo pré-assinalado foi realmente cumprido? Um espelho errado entregue ao funcionário vira um problema duplo: paga errado e documenta o erro.

Como o PontoSimples ajuda com o espelho de ponto

No PontoSimples, o espelho e a folha de ponto ficam disponíveis online para colaboradores, supervisores e gerentes, com horas extras e adicional noturno calculados, atrasos e faltas acompanhados em tempo real e o saldo do banco de horas. O colaborador pede ajustes e abonos pelo aplicativo, o fechamento de ponto pode ser assinado eletronicamente e os relatórios saem em PDF ou Excel, num sistema que cumpre as exigências da Portaria 671/2021. Teste grátis por 30 dias em pontosimples.com.