Planilha de controle de ponto: modelo de folha manual e limites do Excel
Uma planilha de Excel preenchida pelo departamento pessoal não vale como registro de ponto. A Portaria 671/2021 é clara: quem registra a jornada eletronicamente tem de usar um REP-C, um REP-A ou um REP-P (artigo 75), e a planilha não é nenhum deles. Sem sistema, o que a lei aceita é o registro mecânico ou o registro manual, em que o próprio empregado anota os horários reais e assina (artigo 93). A planilha serve para imprimir essa folha e para analisar números, e é isso que mostramos abaixo, com um modelo de folha de ponto manual.
Por que a planilha não vale como registro
O artigo 74, parágrafo 2º, da CLT exige a anotação da entrada e da saída nos estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções do Ministério do Trabalho. Essas instruções estão na Portaria 671, e o artigo 75 da Portaria fecha a porta para a planilha: se a anotação é eletrônica, ela tem de ser feita em um dos três sistemas de registro eletrônico de ponto, cada um com registrador e programa de tratamento. Uma planilha digitada no computador é anotação eletrônica sem registrador, sem comprovante, sem arquivo fonte de dados e sem o atestado técnico do fornecedor. Os três sistemas estão explicados no artigo sobre a Portaria 671.
Ela também não é registro manual, porque quem digita é o DP, e não o empregado no momento em que entra e sai. E falha no que a Portaria exige de todo registro eletrônico: registrar fielmente as marcações, sem nenhum dispositivo que permita alterar os dados registrados pelo empregado (artigo 74). Em uma planilha, qualquer pessoa com o arquivo altera qualquer célula, e uma correção legítima fica idêntica a uma fraude.
Na Justiça, a planilha é um documento feito pela própria empresa, sem prova de quem marcou e quando. Para a empresa obrigada ao registro, a Súmula 338 do TST presume verdadeira a jornada alegada pelo empregado quando os controles não são apresentados sem justificativa, e considera inválidos como prova os registros com horários sempre iguais, comuns em planilha preenchida de memória. Explicamos esse risco no artigo sobre ponto britânico.
Modelo de folha de ponto manual (artigo 93 da Portaria 671)
A Portaria não traz um modelo oficial de folha manual. O artigo 93 exige que ela espelhe a jornada real praticada, proíbe a mera assinalação do horário contratual e permite pré-assinalar o intervalo. O modelo abaixo segue essa regra e usa como referência os campos que a própria Portaria exige no espelho de ponto eletrônico (artigo 84). Você pode montá-lo no Excel e imprimir; o que não pode é o DP preencher no lugar do empregado.
1. Cabeçalho: nome, CNPJ (ou CPF) e endereço do empregador ou do estabelecimento; nome, CPF, cargo e data de admissão do empregado; período de apuração (por exemplo, de 21/10 a 20/11); horário contratual e jornada semanal.
2. Uma linha por dia do período, com a data, o dia da semana e quatro colunas de horário: entrada, saída para o intervalo, volta do intervalo e saída. Se o intervalo for pré-assinalado, ele vem impresso no cabeçalho, mas precisa ser cumprido de verdade.
3. Coluna de ocorrências: folga, repouso semanal, feriado, falta, atestado, férias ou serviço externo, para que nenhum dia fique em branco sem explicação.
4. Rubrica do empregado em cada linha, feita no próprio dia.
5. Fechamento: espaço para o DP lançar os totais do período (horas trabalhadas, extras, noturnas, faltas e atrasos) e, ao final, as assinaturas do empregado e do responsável pela empresa, com a data.
Exemplo de linha preenchida: 14/10/2026, quarta-feira; entrada 07:56; saída para o intervalo 12:02; volta 13:01; saída 17:09; rubrica. São 8 horas e 14 minutos trabalhados, e os minutos quebrados são o sinal de que a folha reflete a jornada real.
Para a folha resistir como prova, siga quatro cuidados: o próprio empregado anota na hora em que entra e sai, nunca no fim da semana; a caneta é de tinta permanente, e o erro não se apaga, risca-se com ressalva rubricada; a folha fica no local de trabalho durante o período; e, quando o trabalho é todo externo, ela vira uma papeleta em poder do empregado, devolvida ao fim do período de apuração (artigo 95). O registro manual também pode ser feito por exceção, anotando só o que foge da jornada, mas apenas com acordo individual escrito, convenção ou acordo coletivo (artigo 93, parágrafo único), como explicamos no artigo sobre ponto por exceção.
Guarde as folhas assinadas por pelo menos 5 anos, prazo da prescrição trabalhista. As diferenças entre registro manual, mecânico e eletrônico estão no artigo sobre ponto manual, mecânico e eletrônico.
Os cálculos que a planilha erra
Mesmo como ferramenta de cálculo, a planilha exige cuidado: uma célula sobrescrita, uma linha fora do intervalo da soma ou uma aba copiada do mês anterior dão um resultado com cara de certo que ninguém confere. E ela não avisa quando faltou a marcação de saída ou quando o intervalo ficou com 40 minutos; calcula o que recebeu e segue. Três cálculos são especialmente traiçoeiros:
- Adicional noturno: a hora noturna urbana tem 52 minutos e 30 segundos (artigo 73, parágrafo 1º, da CLT). Quem trabalha das 22h às 5h cumpre 7 horas de relógio, mas recebe por 8 horas noturnas. A planilha que soma horas de relógio deixa de pagar 1 hora noturna, com o adicional de 20%, a cada noite: em 22 noites, são 22 horas no mês. Veja as regras no artigo sobre adicional noturno.
- DSR sobre horas extras: as horas extras habituais repercutem no repouso semanal remunerado (Súmula 172 do TST), e a maioria das planilhas não tem essa coluna. Com o repouso de 2 dias a partir de 16/12/2026, o critério desse cálculo ainda não foi regulamentado; alinhe-o com o contador. A fórmula está no artigo sobre DSR sobre horas extras.
- Banco de horas: saldo que atravessa meses, vigência, horas acima do limite que precisam ser pagas e saldo a quitar na rescisão, tudo em uma aba por pessoa que ninguém audita.
Versões espalhadas e LGPD
Quem já fechou o mês com planilha conhece a cena: "ponto_outubro_final_v3.xlsx" no e-mail, outra versão no WhatsApp do gestor, uma terceira no pendrive do DP. Ninguém sabe qual é a versão válida. E a planilha contém dados pessoais de todos os funcionários: horários, faltas, atestados, motivos de ausência. Pela LGPD, a empresa precisa controlar quem acessa esses dados, com que finalidade e por quanto tempo, e arquivos circulando por e-mail e aplicativos de mensagem não têm controle de acesso nem registro de quem abriu. Falamos das obrigações no artigo sobre ponto eletrônico e LGPD.
Onde a planilha ainda tem lugar
Abandonar o Excel como registro não significa abandoná-lo de vez. Além de servir de formulário para a folha manual, a planilha continua útil como ferramenta de conferência e simulação:
- Conferir por amostragem o fechamento gerado pelo sistema, a partir do relatório exportado em Excel.
- Simular o custo de uma nova escala ou de um acordo de compensação antes de implantar.
- Projetar o impacto financeiro do banco de horas no fim da vigência.
Nesses usos, a planilha recebe dados prontos de um sistema que já garantiu a marcação, o cálculo e a prova. Ela analisa; não registra.
Como migrar da planilha para um sistema de ponto
A migração é simples, desde que siga uma ordem:
1. Reúna o histórico: junte as planilhas e folhas dos últimos anos em um único local e guarde-as por pelo menos 5 anos. Separe os saldos atuais de banco de horas por funcionário.
2. Cadastre jornadas e funcionários: horários, escalas, tolerância, intervalos, regras da convenção coletiva e vigência do banco de horas; depois cada pessoa, com gestor responsável e saldo inicial. É aqui que os erros antigos da planilha aparecem; aproveite para corrigi-los.
3. Rode um mês em paralelo: a equipe marca no sistema enquanto o DP mantém a planilha; no fechamento, compare os resultados e investigue cada diferença. Na maioria das vezes, quem estava errada era a planilha.
4. Desligue a planilha como registro, comunique a equipe e passe a exportar o fechamento no formato do sistema de folha.
Com o sistema, coleta e cálculo deixam de ser trabalho do DP, que passa a tratar só as ocorrências. A conta do tempo e do custo está no artigo sobre quanto custa um sistema de ponto eletrônico, e os critérios para escolher, no checklist para escolher um sistema de ponto.
O PontoSimples substitui a planilha como registro e mantém o Excel onde ele é útil: o ponto é registrado pelo aplicativo (Android e iOS) ou pela web, com geolocalização e conforme a Portaria 671/2021, o sistema calcula horas extras e adicional noturno, acompanha o banco de horas em tempo real e gera relatórios e o fechamento em PDF ou Excel. Rode um mês em paralelo com o teste grátis de 30 dias em pontosimples.com.
