Quanto custa um sistema de ponto eletrônico: preços e custo por funcionário
Em outubro de 2026, o PontoSimples, sistema de ponto por aplicativo e web, custa de R$ 49,90 a R$ 349,90 por mês para equipes de até 100 usuários, conforme a faixa, e R$ 3,50 por usuário acima disso. Nos demais fornecedores, o preço varia conforme o modelo: o relógio de ponto (REP-C) soma equipamento, instalação, bobina, manutenção e software de tratamento, e o aplicativo (REP-P) é cobrado por assinatura. Em qualquer caso, a comparação justa é o custo total por funcionário por mês, que inclui o tempo do departamento pessoal no fechamento.
Preços do PontoSimples em outubro de 2026
A cobrança é mensal, por faixa de usuários:
- Lite: até 5 usuários, R$ 49,90 por mês.
- Start: de 6 a 10 usuários, R$ 79,90 por mês.
- Team: de 11 a 25 usuários, R$ 129,90 por mês.
- Business: de 26 a 50 usuários, R$ 229,90 por mês.
- Enterprise: de 51 a 100 usuários, R$ 349,90 por mês.
- Acima de 100 usuários, R$ 3,50 por usuário; acima de 500, R$ 3,00 por usuário.
O plano trimestral tem 10% de desconto e o anual, 20%. Com a faixa cheia, o custo por funcionário cai conforme a equipe cresce: R$ 9,98 no Lite com 5 pessoas, R$ 7,99 no Start com 10, cerca de R$ 5,20 no Team com 25, cerca de R$ 4,60 no Business com 50 e cerca de R$ 3,50 no Enterprise com 100. Como o registro é feito pelo aplicativo ou pela web, não há equipamento para comprar. Para empresas que não são obrigadas a registrar o ponto, explicamos por que vale a pena no artigo sobre ponto eletrônico para pequenas empresas.
Para os demais fornecedores, não há pesquisa oficial ou independente de preços que permita indicar uma faixa de mercado confiável: os valores mudam com frequência e dependem do número de funcionários e do que vem incluído. Por isso, em vez de comparar etiquetas, compare o que compõe o custo de cada modelo, abaixo, e use o checklist para escolher um sistema de ponto para o resto.
O que compõe o custo de um relógio de ponto (REP-C)
O REP-C é o relógio de ponto convencional, com certificado de conformidade emitido segundo os requisitos do Inmetro. O custo dele tem várias parcelas:
- Equipamento e instalação: o REP-C precisa ficar no local da prestação do serviço, então é um aparelho por estabelecimento (matriz e duas filiais significam três). Some energia, rede, fixação e configuração inicial, em geral cobradas como serviço técnico.
- Bobina: o REP-C precisa ter impressora com bobina de papel. Se o comprovante for impresso a cada marcação, o papel vira um consumível que cresce com a equipe; a Portaria também aceita o comprovante em arquivo eletrônico.
- Manutenção: assistência técnica, troca de leitor, bateria e impressora, mais o tempo parado quando o aparelho quebra.
- Software de tratamento: o relógio só coleta as marcações. Calcular horas extras, faltas e banco de horas exige o programa de tratamento, que faz parte do sistema exigido pela Portaria e muitas vezes é licenciado à parte.
Essas exigências estão nos artigos 76, 80 e 90 e no Anexo VIII da Portaria 671/2021. O preço do aparelho é só a entrada; comparamos os dois modelos no artigo sobre relógio de ponto ou aplicativo.
O que compõe o custo de um ponto por aplicativo (REP-P)
O REP-P é o registrador via programa: um software em nuvem, com registro no INPI, em que o funcionário marca o ponto pelo celular ou pelo computador. É cobrado por assinatura, por usuário ou por faixa de usuários. O que muda:
- Sem hardware: o funcionário usa o próprio celular ou um computador da empresa. Não há compra, instalação nem bobina.
- Tratamento e atualizações costumam vir na assinatura. Confirme na proposta se mudanças de lei, como a jornada de 42 horas a partir de 16/12/2026, entram sem cobrança à parte.
- Obrigações legais do fornecedor: comprovante de cada marcação, arquivos AFD e AEJ assinados com certificado ICP-Brasil e o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade. Peça os documentos antes de assinar; o que a lei exige está no artigo sobre a Portaria 671.
A mensalidade acompanha o tamanho da equipe, para cima e para baixo; no relógio, cada nova unidade exige outro aparelho.
E a planilha, que não custa nada?
A planilha não tem mensalidade, mas tem o maior custo interno, porque alguém digita e confere tudo, e não vale como registro: quem registra a jornada eletronicamente é obrigado a usar REP-C, REP-A ou REP-P (artigo 75 da Portaria 671). O que ela ainda pode fazer, e um modelo de folha de ponto manual, estão no artigo sobre planilha de controle de ponto.
Os custos que não aparecem no orçamento
Além do que se paga ao fornecedor, o controle de ponto gera custos internos e riscos:
- Tempo do DP no fechamento: coletar marcações, conferir inconsistências, calcular horas, cobrar justificativas e digitar totais na folha. Sem tratamento automático, são dias de trabalho por mês.
- Erros de folha: hora extra paga a mais sai do caixa; paga a menos vira passivo, com reflexos em DSR, férias, 13º salário e FGTS.
- Passivo trabalhista: para a empresa obrigada ao registro, a Súmula 338 do TST presume verdadeira a jornada alegada pelo empregado quando os controles não são apresentados sem justificativa, salvo prova em contrário. Veja o impacto no artigo sobre como o controle de ponto protege a empresa em processos trabalhistas.
- Multas: a falta do registro exigido pelo artigo 74 da CLT gera multa por auto de infração, de R$ 41,61 a R$ 4.161,83 pela Portaria 667/2021, em dobro na reincidência (valores de referência; confira o reajuste). Explicamos o cálculo no artigo sobre fiscalização do trabalho e multas.
Como calcular o custo total por funcionário por mês
A comparação justa é por custo total mensal por funcionário, e não pelo valor do equipamento ou da mensalidade isolados:
1. Some os custos recorrentes: mensalidade, licença do programa de tratamento, bobina e manutenção.
2. Mensalize os custos únicos: equipamento e instalação divididos pela vida útil estimada (5 anos = 60 meses).
3. Some o custo interno: horas que o DP gasta por mês com o ponto multiplicadas pelo custo-hora desse profissional.
4. Divida o total pelo número de funcionários controlados.
Veja o passo 3 com números. Suponha que a hora do analista de DP custe R$ 25,00, já com encargos e benefícios. Se o fechamento manual de 30 funcionários toma 20 minutos por pessoa, são 30 × 20 = 600 minutos, ou 10 horas por mês: 10 × R$ 25,00 = R$ 250,00 por mês, ou R$ 3.000,00 por ano, só de conferência. No PontoSimples, 30 usuários ficam no plano Business, de R$ 229,90 por mês, cerca de R$ 7,66 por funcionário.
Como estimar o retorno
O retorno mensurável vem de duas fontes: horas do DP economizadas e pagamentos a mais evitados. Se o tratamento automático reduz as 10 horas mensais de fechamento para 2, dedicadas só às ocorrências, a economia é de 8 × R$ 25,00 = R$ 200,00 por mês, desde que essas horas sejam usadas em outra tarefa.
Nos erros, separe as duas direções. Se a conferência manual paga, em média, 10 horas extras a mais por mês na empresa, a uma hora extra média de R$ 15,00, são 10 × R$ 15,00 = R$ 150,00 por mês que deixam de sair do caixa. Já a hora extra paga a menos não é economia: quando o sistema passa a registrar a jornada real, a folha pode até subir. O ganho, nesse caso, é parar de acumular um passivo que, num processo, volta com reflexos, correção e juros e pode alcançar os últimos 5 anos.
No exemplo, o ganho mensurável é de R$ 200,00 + R$ 150,00 = R$ 350,00 por mês, acima da mensalidade de R$ 229,90 para 30 usuários. O que não entra na conta, processos e multas evitados, costuma ser o maior ganho.
Para fazer essa conta com os seus números, use o teste grátis de 30 dias do PontoSimples: o sistema cumpre a Portaria 671/2021, registra o ponto pelo aplicativo ou pela web, calcula horas extras e adicional noturno, acompanha o banco de horas em tempo real e exporta o fechamento em Excel, PDF e em formatos para sistemas de folha como Domínio, Alterdata, Senior e Metadados. Comece em pontosimples.com.
