Checklist: o que avaliar ao escolher um sistema de ponto

Para escolher um sistema de ponto, avalie seis grupos de critérios, nesta ordem: conformidade legal (é eliminatória), marcação, regras de jornada, tratamento e fechamento, gestão e condições comerciais. Depois, leve uma situação real da sua empresa para a demonstração e peça para ver o sistema resolvê-la na tela, incluindo a mudança de jornada da EC 141/2026 em 16/12/2026. Marque o que cada fornecedor atende, atende em parte ou não atende: no fim, você terá uma comparação por critérios, e não uma impressão de demonstração.

Antes do checklist: mapeie a sua realidade

Nenhum critério faz sentido fora de contexto. Antes de avaliar fornecedores, responda por escrito:

- Quantos funcionários registram ponto hoje e quantos devem registrar em dois anos?

- Quantos estabelecimentos existem e quais passam de 20 trabalhadores, limite do artigo 74 da CLT para o registro obrigatório? Se nenhum passa, o registro é facultativo, mas continua valendo a pena, como mostramos no artigo sobre ponto eletrônico para pequenas empresas.

- Há equipes externas, em home office ou em regime híbrido?

- Quais escalas e jornadas existem (5x2, 6x1, 12x36, parcial, intermitente)? Há banco de horas?

- Qual sistema de folha a empresa usa? Se quem fecha a folha é o escritório de contabilidade, veja também o artigo sobre ponto eletrônico para escritórios de contabilidade.

- Quem fecha o ponto hoje e quantas horas gasta por mês nisso? Se a resposta é uma planilha, o artigo sobre planilha de controle de ponto mostra por que ela não vale como registro.

Com essas respostas, os critérios abaixo deixam de ser genéricos e ganham peso diferente para a sua empresa.

Conformidade legal

É o grupo eliminatório: se o sistema falha aqui, o resto não importa.

- Atende à Portaria 671/2021 como REP-P (registrador eletrônico de ponto via programa), com registro no INPI? O fornecedor entrega o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade? Sem esse documento, a empresa não pode usar o sistema (artigo 89, parágrafo 4º, da Portaria 671).

- Emite ou disponibiliza o comprovante de registro de ponto ao trabalhador a cada marcação?

- Gera os arquivos AFD (arquivo fonte de dados) e AEJ (arquivo eletrônico de jornada) nas especificações oficiais, assinados com certificado ICP-Brasil, e entrega o AFD prontamente quando o auditor pede?

- Cumpre a LGPD: informa a base legal, diz em que momento coleta a localização, sem rastreamento contínuo, controla quem acessa os dados e define por quanto tempo os guarda? Veja os detalhes no artigo sobre ponto eletrônico e LGPD.

- Guarda o histórico por pelo menos 5 anos, prazo compatível com a prescrição trabalhista, e permite exportá-lo a qualquer momento?

Os três tipos de registrador e o que cada um exige estão no artigo sobre a Portaria 671. Se a dúvida é se o registro pelo celular tem o mesmo valor do relógio, veja o artigo sobre ponto por celular; se ainda está entre um e outro, o comparativo relógio de ponto ou aplicativo.

Marcação do ponto

A marcação é o que o funcionário vê todo dia. Se for difícil, a adesão cai e o DP paga a conta em ajustes.

- Aplicativo para Android e iOS e registro pela web, para quem trabalha no computador.

- Captura de geolocalização na marcação, sem rastreamento contínuo, para equipes externas e home office.

- Funciona para vendedores, técnicos e entregadores que nunca passam na empresa?

- Permite vários estabelecimentos e jornadas diferentes na mesma conta?

- Como identifica quem marcou e onde, para evitar a marcação feita por outra pessoa?

- Deixa marcar a qualquer hora? Deve deixar: a Portaria 671 proíbe restringir o horário de marcação e marcar automaticamente pelo horário contratual (artigo 74, I e II).

Regras de jornada

O cálculo de horas é onde os sistemas simples falham. Teste com as suas escalas reais, não com o exemplo do vendedor.

- Cadastro de escalas fixas, por turno e de revezamento, inclusive 12x36 com as regras do artigo 59-A da CLT.

- Jornada com data de vigência: o mesmo colaborador pode ter 44 horas até 15/12/2026 e 42 horas a partir de 16/12/2026, no mesmo período de apuração. As mudanças de lei devem vir na assinatura, sem cobrança à parte.

- Banco de horas com saldo inicial, vigência configurável (até 6 meses por acordo individual escrito, até 1 ano por negociação coletiva) e aviso de saldo.

- Tolerância de 5 minutos por marcação e 10 minutos por dia, conforme o artigo 58, parágrafo 1º.

- Intervalos intrajornada com pré-assinalação, redução por negociação coletiva e apuração de supressão.

- Calendário de feriados nacionais, estaduais e municipais, com tratamento do trabalho em feriado.

- Parâmetros da sua convenção coletiva: percentuais de hora extra acima de 50%, adicional noturno, limites diferentes.

Tratamento e fechamento

É aqui que o DP ganha ou perde horas todo mês.

- Painel de inconsistências: marcação ímpar, esquecimento, intervalo menor que o mínimo, mais de 10 horas no dia, menos de 11 horas entre jornadas e, a partir de 16/12/2026, semana sem o repouso devido.

- O próprio funcionário pede ajuste, abono ou ausência pelo app, com justificativa e anexo, e o gestor aprova ou recusa com notificação.

- Trilha de auditoria: a marcação original é preservada e toda alteração registra quem fez, quando e a justificativa.

- Espelho de ponto completo, com acesso do funcionário e possibilidade de assinatura.

- Fechamento por período, com bloqueio da edição do período fechado, sem impedir novas marcações: a Portaria 671 proíbe restringir o horário de marcação e qualquer dispositivo que altere os dados registrados pelo empregado (artigo 74, I e IV).

- Exportação para a folha no leiaute do seu sistema (Domínio, Alterdata, Senior, Metadados ou outro). Veja por que isso evita erros no artigo sobre integração do ponto com a folha de pagamento.

Gestão e relatórios

- Acompanhamento da equipe em tempo real: quem já marcou, quem está atrasado, quem está em intervalo.

- Alertas de hora extra acima do limite, banco de horas perto do teto e marcações faltantes.

- Relatórios em PDF e Excel: espelho, horas extras, faltas, atrasos, banco de horas, absenteísmo.

- Perfis de acesso diferentes para gestor, DP e funcionário.

Condições comerciais

- Teste grátis com o produto completo, por tempo suficiente para fechar pelo menos um período inteiro.

- Preço claro, por usuário ou por faixa de usuários, com regra transparente para incluir e remover funcionários. O que compõe o custo de cada modelo, e a tabela do PontoSimples, estão no artigo sobre quanto custa um sistema de ponto eletrônico.

- Cancelamento sem fidelidade ou multa, com exportação completa dos dados ao sair.

- Suporte em português, pelo canal que você usa, com prazo de resposta definido.

- Treinamento para o DP e material de orientação para os funcionários.

- Migração do histórico: importa marcações e saldos de banco de horas do sistema anterior ou da planilha?

O passo a passo da troca está no artigo sobre como implantar o ponto eletrônico na empresa.

Pedidos para a demonstração e sinais de alerta

Leve uma situação real da sua empresa e peça para ver o sistema resolvê-la na tela. Seis pedidos que separam um sistema bom de um sistema bonito:

1. Mostre o comprovante que o funcionário recebe e o arquivo AFD gerado para este mês.

2. Mostre a mesma equipe com 44 horas até 15/12/2026 e 42 horas a partir de 16/12/2026 no mesmo período de apuração, com o valor da hora pelo divisor 210, 2 dias de repouso semanal remunerado (ou o regime compensatório da convenção) e um colaborador marcado como fora do controle pelo artigo 8º da EC 141.

3. Cadastre agora a minha escala mais complicada e simule um feriado.

4. Um funcionário esqueceu de marcar a saída ontem. Mostre o pedido de ajuste, a aprovação e o que fica registrado na trilha.

5. Exporte o fechamento para o meu sistema de folha e me mostre o arquivo.

6. Se eu cancelar daqui a dois anos, como recebo o histórico?

O pedido 2 é o teste do momento. A EC 141/2026 reduz o limite para 42 horas semanais e eleva o repouso para 2 dias em 16/12/2026, com 40 horas em 16/12/2027. O divisor 210 segue para as 42 horas a mesma regra da Súmula 431 do TST, critério que regulamentação ou jurisprudência ainda podem ajustar. O regime compensatório depende de norma coletiva e precisa garantir, em média, 2 dias de repouso por semana dentro do mês, com pelo menos 1 em cada semana. E o artigo 8º tira do controle quem tem diploma superior e ganha pelo menos 2,5 vezes o teto do INSS. Detalhamos cada ponto nos artigos sobre o fim da escala 6x1, a jornada de 42 horas e o empregado hipersuficiente.

Sinais de alerta que justificam descartar o fornecedor:

- Promete "homologação no Ministério do Trabalho" para o aplicativo. O REP-P não passa por homologação no Ministério; no lugar dela, precisa do registro do programa no INPI (pergunta 12 das Perguntas e Respostas do MTE). Peça esse registro, o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade e os arquivos AFD e AEJ gerados pelo próprio sistema.

- Permite alterar ou apagar a marcação original sem justificativa e sem registrar quem alterou.

- O cálculo "quase" fecha com o seu teste e o vendedor promete acertar depois da assinatura.

- Contrato com fidelidade longa, multa de cancelamento ou cláusula que dificulta exportar os dados.

- Resposta vaga sobre LGPD: onde os dados ficam, quem acessa e por quanto tempo.

Use o teste grátis de 30 dias do PontoSimples para passar este checklist com a sua equipe real: o sistema cumpre a Portaria 671/2021, registra o ponto pelo aplicativo (Android e iOS) ou pela web com geolocalização, acompanha o banco de horas em tempo real com saldos iniciais e vigências configuráveis e exporta o fechamento em Excel, PDF e em formatos para sistemas de folha como Domínio, Alterdata, Senior e Metadados. Comece em pontosimples.com.